Den 23. januar 2024 vedtog et flertal i Folketinget et lovforslag om ændring i arbejdstidsloven. Det betyder, at alle arbejdsgivere skal indføre et tidsregistreringssystem, hvor alle medarbejderes daglige arbejdstid registreres.
Lovændringen er resultatet af en afgørelse fra EU-domstolen den 14. maj 2019, som kræver, at alle EU-lande skal sikre, at arbejdsgivere anvender et objektivt og pålideligt tidsregistreringssystem, der registrerer hver enkelt medarbejders daglige arbejdstid.
Den nye lov træder i kraft den 1. juli 2024 og omfatter alle arbejdsgivere, hvilket betyder, at hvis du driver en rengøringsvirksomhed med ansatte – så gælder det også for dig. Uanset om du allerede har et system til registrering af arbejdstider eller ej, skal du sikre dig, at du som arbejdsgiver overholder de kommende krav.
Overblik over de nye regler om tidsregistrering
- Alle virksomheder skal indføre et tidsregistreringssystem, som kan registrere medarbejdernes daglige arbejdstid.
- Registreringen skal være tilgængelig for den enkelte medarbejder under ansættelsen.
- Arbejdsgiveren skal opbevare registreringerne i en periode på 5 år.
- Der er metodefrihed, men tidsregistreringssystemet skal være objektivt, pålideligt og tilgængeligt.
Hvem er ansvarlig for at reglerne overholdes?
Som arbejdsgiver er det dit ansvar at alle reglerne bliver overholdt, og at de data der bliver registreret, er korrekte.
Det er ligeledes dig som arbejdsgiver, der er ansvarlig for, at de gældende regler for maksimal ugentlig arbejdstid, pauser, ugentlig fridøgn og hviletider overholdes.
Husk, at tidsregistreringssystemet også skal overholde gældende regler om persondatabeskyttelse.
Hvilke medarbejdere gælder reglerne for?
De nye regler gælder for alle medarbejdere. Det er dog en mulighed at visse medarbejdere undtages fra de nye regler. Dette gælder medarbejdere, der ikke kan fastlægge arbejdstiden på forhånd på grund af arbejdets karakter, samt medarbejdere der selv kan fastsætte deres arbejdstid, og kan træffe selvstændige beslutninger, eller som har ledelsesmæssige funktioner.
Der skal i hvert enkelt tilfælde laves en konkret vurdering af medarbejderens arbejdsforhold for at afgøre, om de kan være undtaget fra reglerne. Det er vigtigt at understrege, at undtagelserne kun gælder i få tilfælde og skal fortolkes nøje.
Fordele ved tidsregistrering
Formålet med de nye regler er at forbedre arbejdsmiljøet ved at mindske stress og overarbejde. De nye regler gør det muligt for medarbejdere at tjekke, at deres rettigheder om maksimal ugentlig arbejdstid, hviletid og pauser overholdes.
Med præcis registrering af arbejdstiden styrkes gennemsigtigheden, hvilket bidrager til at forebygge misforståelser omkring overarbejde, og giver arbejdsgiverne mulighed for løbende at sikre en sund arbejdsbelastning og trivsel for hver enkelt medarbejder.
Som rengøringsvirksomhed vil det være en fordel, at man kan dokumentere sit tidsforbrug over for sine kunder. Dette sikrer korrekt fakturering, så du undgår indtægtstab og opretholder en høj kundetilfredshed.
Udfordringer ved tidsregistrering
For arbejdsgivere som ikke allerede har et tidsregistreringssystem der overholder de nye regler, vil det være ressourcekrævende, at få indført et nyt system og ændret arbejdsrutiner.
Selvom de nye regler har til formål at beskytte medarbejdere, kan nogle føle sig overvåget når deres arbejdstid registreres. Det er vigtigt at tage hånd om eventuelle bekymringer og sikre respekt for medarbejdernes privatliv.
De nye regler kan påvirke fleksibiliteten i arbejdet, og kan begrænse medarbejdernes mulighed for selv at planlægge deres arbejdstid.
Mulighederne ved digital tidsregistrering i CleanManager
Der er metodefrihed, men tidsregistreringssystemet skal være objektivt, pålideligt og tilgængeligt.
Der er dog visse fordele for en rengøringsvirksomhed ved at vælge et digitalt system til tidsregistrering. CleanManager er software, som er skabt for at gøre hverdagen lettere for rengøringsvirksomheder. Ved at implementere CleanManager i din rengøringsvirksomhed, kan du imødekomme de kommende regler om at medarbejderes daglige arbejdstid registreres, og at hver enkelt medarbejder kan tilgå oplysningerne om deres egne arbejdstider.
- Du får et samlet overblik over alle medarbejderes arbejdstid.
- Du kan give medarbejderne adgang til at tilgå deres egne oplysninger online.
- Medarbejdere kan registrere komme-gå tider, så du kan sikre at bl.a. 11 timers reglen overholdes.
Yderligere fordele er at:
- Du kan automatisere din lønberegning, så du sparer tid og undgår fejl i beregningerne.
- Du kan dokumentere tidsforbruget overfor kunderne og sikre korrekt fakturering.
Smidig overgang til digital tidsregistrering
Hos CleanManager har vi siden 2010 hjulpet rengøringsvirksomheder med at automatisere administrativt arbejde, og for os er tidsregistrering ikke noget nyt. Vi kender til udfordringerne, især i opstarten, og derfor får du tildelt en personlig rådgiver hos os, som hjælper dig med at få softwaren implementeret i din virksomhed. Vores mål er at hjælpe rengøringsvirksomheder med at imødekomme de nye krav om registrering af arbejdstid, samt at opnå alle de andre fordele der er, ved at indføre et digitalt tidsregistreringssystem.
Hvis du er interesseret i at høre mere om dine muligheder med digital tidsregistrering hos CleanManager, er du velkommen til at kontakte os, så vi kan gennemgå dine specifikke behov.
